Organizacja sesji poświęconej żubrom zachodniopomorskim w ramach międzynarodowej konferencji :Żubry w turystycznym Bioregionie Mirosławiec

Nr zamówienia: 10/2014/POIS

 

ZAPYTANIE OFERTOWE (ZO)

 

 

Ośrodek Kultury w Mirosławcu, zwany dalej Zamawiającym, zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na:

 

Organizacja sesji poświęconej żubrom zachodniopomorskim w ramach międzynarodowej konferencji ?Żubry w turystycznym Bioregionie Mirosławiec?

 

1. Opis Przedmiotu Zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa konferencji naukowej o zasięgu międzynarodowym ?Żubry w Bioregionie Mirosławiec?, odbywającej się w Wałczu w województwie zachodniopomorskim w dniach 4-6 września 2014 r. Konferencja odbywać będzie się w Ośrodku Przygotowań Olimpijskich Bukowina w Wałczu. Zamówienie obejmuje:

1. Przygotowanie do druku (skład i oprawa graficzna), korekta i wydruk 150 egzemplarzy zeszytu zawierającego streszczenia referatów konferencyjnych w języku polskim i angielskim w formacie B5, publikacja czarno-biała do 150 stron tekstu, okładka kolorowa z logotypami projektu, stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego zamówienia. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu gotową publikację w wersji elektronicznej pdf (wraz z okładką) i 150 egzemplarzy wydrukowanych zeszytów.

Streszczenia referatów oraz materiał graficzny na okładkę dostarcza Zamawiający Wykonawcy w dniu podpisaniu umowy.

1. Przygotowanie do druku (skład i oprawa graficzna), korekta i wydruk 150 egzemplarzy wkładki do zeszytu streszczeń, opisanego w pkt. 1 w formacie B5, w formie zszytej broszury, zawierającej 3 pełne teksty po polsku referatów dotyczących żubrów w Polsce północno-zachodniej ze streszczeniami w języku angielskim zawierającej do 20 stron tekstu w kolorze. Referaty dostarcza Zamawiający Wykonawcy w dniu podpisaniu umowy.

2. Zapewnienie tłumaczenia symultanicznego podczas pierwszego i drugiego dnia konferencji na język angielski - 16 h i rosyjski 16 h wraz z dostarczeniem odpowiedniego sprzętu (2 kabiny tłumaczy, nagłośnienie, słuchawki dla co najmniej 150 uczestników), jego przygotowaniem i konfiguracją na miejscu konferencji w Wałczu.

3. Przygotowanie serwisu kawowego dla uczestników konferencji w trakcie 2 przerw w dniu 5 września 2014 r w Wałczu. Poczęstunek powinien obejmować kawę, herbatę czarną i owocową, wodę gazowaną i niegazowaną, świeże owoce, ciasteczka w ilości co najmniej 80 g na osobę dla 150 osób.

4. Przygotowanie obiadu dla 150 uczestników konferencji w dniu 5 września2014 r., w tym dwa dania drugie do wyboru w tym jedno bezmięsne (wegetariańskie lub wegańskie), dwa rodzaje zup, przekąski zimne (2 rodzaje), sałaty (2 rodzaje), ciasto (2 rodzaje), kawa, herbata, napoje lub soki do uzgodnienia z Zamawiającym.

5. Organizację wyjazdu terenowego z centrum konferencyjnego w Wałczu do zagrody pokazowej żubrów w Jabłonowie w dniu 5 września 2014 r. (wyjazd i powrót):

1. Zapewnienie 3 autokarów z klimatyzacją i nagłośnieniem dla 150 osób, przewóz uczestników konferencji Wałcz - Jabłonowo - Wałcz (trasa o łącznej długości 44 km)

2. Przygotowanie poczęstunku plenerowego na terenie zagrody pokazowej żubrów - Zorganizowanie i ustawienie namiotu i stołów przy parkingu zagrody pokazowej w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, przygotowanie i podanie ciasta, kawy, herbaty, zimnych napojów dla 150 osób.

3. Zapewnienie nagłośnienia w holu budynku obsługi żubrów, ganku paszowym i galerii nadziemnej (3 mikrofony bezprzewodowe).

4. Opracowanie i wydruk banneru z logotypami projektu, tytułem konferencji i wizerunkiem żubra o wymiarach 120 x 150 cm lub większego, wydrukowanego na folii PCV do budynku obsługi żubrów. Zamawiający przekaże Wykonawcy zdjęcie żubra w wysokiej rozdzielczości w dniu podpisania umowy.

5. Zapewnienie telewizora do wyświetlania prezentacji o żubrach zachodniopomorskich o przekątnej 32 cali na czas pobytu uczestników konferencji w zagrodzie pokazowej żubrów.

1. Przygotowanie 150 kompletów gadżetów:

1. Torba lniana o wymiarach 20 x 25 cm z obustronnym nadrukiem kolor 4/4, z informacją o projekcie i z logotypami Projektu, zawartymi w załączniku nr 1. Zamówienie obejmuje sporządzenie projektu graficznego obu stron torby, uzgodnienie go z Zamawiającym i dostarczenie 150 toreb sporządzonych według uzgodnionego wzoru.

2. Notes w formacie B5, 100 stron, papier pochodzący w 70% z makulatury, gramatura papieru - 80g/m², kartka biała z nadrukiem kolorowym z logotypami projektu, zgodnie z załącznikiem nr 1 w stopce, klejony z góry klejem nietoksycznym bez okładki, z podkładką tekturową bez nadruku.

3. Długopis metalowy z grawerowanym logotypem projektu (tylko loga bez tytułu projektu) zgodnie z załącznikiem nr 1, kolor zielony, niebieski, czerwony.

4. Pendrive o pojemności 4GB w obudowie metalowej z wygrawerowanymi logotypem projektu (tylko loga bez tytułu projektu) zgodnie z załącznikiem nr 1.

1. CPV: 79.95.20.00-2

2. Szczegółowe warunki udzielenia zamówienia i realizacji poszczególnych zadań zawarte są w projekcie umowy (Załącznik nr 3 do ZO).

1. Miejsce:

Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem w pkt I:

1. Ośrodek Przygotowań Olimpijskich w Wałczu, al. Zdobywców Wału Pomorskiego 99, 78-600 Wałcz

2. Zagroda pokazowa żubrów Dzika Zagroda w Jabłonowie, Jabłonowo 42, 78-650 Mirosławiec

1. Termin realizacji zamówienia:

Zamówienie powinno zostać zrealizowane w następujących terminach:

1. dla części opisanej w pkt. I.1.1, I.1.2, I.1.6 d, I.1.7 - do 02-09-2014r.

2. dla części opisanej w pkt. I.1.3 - w dniach 4, 5-09-2014 r.

3. dla części opisanej w pkt. I.1.4, I.1.5 i I.1.6 (oprócz I.1.6 d) - w dniu 05-09-2014r.

1. Wymogi w stosunku do Wykonawcy:

O zamówienie mogą starać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, organizowali lub współorganizowali co najmniej 3 międzynarodowe konferencje dla co najmniej 100 uczestników każda. Wykonawca jako dowód spełnienie tego warunku złoży oświadczenie na formularzu stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. Poda w nim tytuły, liczbę uczestników, daty i miejsca organizowanych konferencji.

1. Termin do którego należy złożyć ofertę

12 sierpnia 2014 r do godz. 16:00

1. Formy złożenia oferty:

1. Oferty można nadsyłać:

• w wersji pisemnej (oryginał) na adres: Ośrodek Kultury w Mirosławcu, ul. Parkowa 1, 78-650 Mirosławiec lub,

• drogą elektroniczną na adres okis.mc@wp.pl

1. Ofertę należy przygotować poprzez wypełnienie Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego oraz w celu udowodnienia spełnienia warunku określonego w pkt. IV ZO wypełnienie formularza, zawartego w załączniku nr 4 do ZO.

 

Zaleca się aby wypełnione formularze:

• zostały opatrzone pieczątką firmową (tj. zawierał adres lub siedzibę oferenta),

• zostały podpisane czytelnie przez osobę upoważnioną w imieniu oferenta,

• posiadały datę sporządzenia.

1. Sposób wyboru oferty (kryteria oceny):

Zamawiający wybierze ofertę na podstawie kryterium najniższej ceny (100%).

1. Warunki realizacji umowy i sposób dokonywania płatności:

Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni od daty otrzymania oryginału prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.

1. Uwagi końcowe:

1. Niniejsze zapytanie stanowi rozeznanie rynku w związku z realizacją projektu ?Zabezpieczenie populacji żubrów w północno-zachodniej Polsce przed presją turystyczną? realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, (umowa o dofinansowanie projektu z dnia 21.03.2013 r. nr POIS. 05.01.00-00-399/12). Zamówienie dofinansowane jest ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

• zmiany terminu składania ofert;

• wyjaśniania treści ofert z wykonawcami w przypadku gdy oferty są niejednoznaczne, niejasne lub budzą wątpliwości ;

• uzupełniania ofert w przypadku stwierdzenia braków, które można uzupełnić;

• poprawienia omyłek rachunkowych za zgodą Wykonawcy;

• odrzucenia ofert złożonych po wyznaczonym terminie;

• odrzucenia ofert niezgodnych z założeniami zapytania ofertowego.

1. Zamawiający może przeznaczyć na zamówienie 50000PLN brutto.

2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.

 

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 - logotypy projektu

2. Załącznik nr 2 - Formularz oferty

3. Załącznik nr 3 - Wzór umowy

4. Załącznik nr 4 - Opis doświadczenia
   
   
   
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.  

Załączniki do pobrania

Ogłoszenie do pobrania
1	ZO_konferencja.doc (DOC, 2.2MB)	2014-08-05 16:45:21	2.2MB	696 razy
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia
1	załacznik nr 1_ lotypy wraz z instrukcją oznakowania.doc (DOC, 4.2MB) Po terminie otwarcia ofert	2014-08-05 16:46:20	4.2MB	66 razy
2	zal_2_formularz_oferty_konferencja.doc (DOC, 2.2MB)	2014-08-05 16:46:53	2.2MB	1 raz
3	zal_3_Umowa_konferencja.doc (DOC, 4.2MB) Po terminie otwarcia ofert	2014-08-05 16:48:06	4.2MB	70 razy
4	załacznik_nr _4_wykaz wykonanych zamowien.doc (DOC, 2.2MB)	2014-08-05 16:48:44	2.2MB	1 raz
5	05_08_2014_16_59_50_zal_2_formularz_oferty_konferencja.doc (DOC, 2.2MB) Po terminie otwarcia ofert	2014-08-05 16:59:50	2.2MB	59 razy
6	05_08_2014_17_00_35_załacznik_nr _4_wykaz wykonanych zamowien.doc (DOC, 2.2MB) Po terminie otwarcia ofert	2014-08-05 17:00:35	2.2MB	63 razy
Wynik postępowania
1	protokół z postepowania.doc (DOC, 25.KB)	2014-08-18 16:47:40	25.KB	722 razy
Udzielenie zamówienia
1	ogłoszenie_o_BIP.pdf (PDF, 207KB)	2014-09-12 15:22:11	207KB	668 razy

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja	Osoba	Data
Dodanie dokumentu:	Anna Watson	05-08-2014 16:45:21
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji:	Anna Watson	05-08-2014
Ostatnia aktualizacja:	Anna Watson	12-09-2014 15:22:59