ZAPYTANIE OFERTOWE na usługę ochrony imprezy masowej Festiwal Żubra 2025

ZAPYTANIE OFERTOWE 4/2025/FŻ

na usługę ochrony imprezy masowej Festiwal Żubra 2025

 

I. Składający zapytanie

 Ośrodek Kultury w Mirosławcu

ul. Parkowa 1

78-650 Mirosławiec

NIP 765 14 59 654

 

II. Opis przedmiotu zamówienia

 Przedmiotem zapytania ofertowego jest usługa polegająca na ochronie uczestników do
3 000 uczestników i mienia na imprezie masowej Festiwal Żubra 2025 w Mirosławcu.

 

III. Termin i miejsce wykonania zamówienia

 Czas zabezpieczenia: 19 lipca 2025 r.

Miejsce ubezpieczenia: stadion miejski przy ul. Parkowej 8 w Mirosławcu

 

IV. Szczegółowe warunki przedmiotu zamówienia, w odniesieniu do czasu i zakresu zabezpieczenia

 19 lipca 2025 r. godz. 16:00 - 20 lipca 2024 r. godz. 4:00  - 47 pracowników (12 godzin),
w tym osoba posiadająca uprawnienia kierownika do spraw bezpieczeństwa imprez masowych.

 

V. Opis mienia i czynności objętych niniejszym zapytaniem

1/ Rejon sceny i zaplecze techniczne:

- scena wraz z nagłośnieniem i oświetleniem, z punktem mikserskim znajdującym się na murawie,

- namioty i stanowiska organizatorów zlokalizowane w strefie za sceną, samochody artystów i obsługi.

2/ Teren dla publiczności.

3/Infrastruktura energetyczna - miejsca poboru energii elektrycznej.

4/ Obowiązki Wykonawcy:

a/ ochrona osób i mienia,

b/ podejmowanie interwencji w przypadku zakłóceń porządku publicznego,

c/ prowadzenie monitoringu - rejestracji przebiegu imprezy masowej

d/ opróżnianie terenu imprezy (w terminie podanym przez zamawiającego) z uczestników imprezy, z wyłączeniem osób wskazanych przez zamawiającego.

 

VI. Kryteria oceny ofert

1/ Oferty zostaną poddane ocenie indywidualnej.

2/ Przy wyborze ofert zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

a/ Najniższa oferowana cena otrzyma maksymalną ilość punktów tj. 100. Każda kolejna wyższa cena otrzyma ilość punktów wyliczoną wg proporcji matematycznej w stosunku do ceny najniższej - znaczenie kryterium: 90 %

- Wyliczenie wagi kryterium ceny:

Wc = cena minimalna / cena badana x 90 punktów

- Porównaniu ofert będzie służyła cena brutto.

b/ Doświadczenie Wykonawcy – znaczenie kryterium: 10 %

- Sposób oceny – ocena punktowa

- Pod uwagę będzie brana ilość wykazanych realizacji usług ochrony imprez masowych z tym zastrzeżeniem, że od jednego kontrahenta może być przedstawiona tylko jedna referencja.

- Sposób obliczenia punktów:

Maksymalna ilość punktów, która może być przyznana w tym kryterium to 10 punktów. Punkty będą przyznawane według następujących zasad:

- jedna referencja – 1 pkt

- dwie referencje – 5 pkt

- trzy i więcej referencji – 10 pkt

3/ Niniejsze zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, którego oferta uzyska najwyższą łączną liczbę punktów.

 

VII. Miejsce, sposób i termin składania ofert:

1.  Oferta powinna zostać złożona:

1/ bezpośrednio do siedziby - za pośrednictwem poczty z dopiskiem: na usługę ochrony imprezy masowej Festiwal Żubra 2025, na adres Ośrodka Kultury w Mirosławcu,

2/ pocztą elektroniczną na adres: okmiroslawiec@okwm.pl

3/ najpóźniej do dnia 4 kwietnia 2025 roku do godziny 12:00,

4/ decyduje data wpływu do  Ośrodka Kultury w  Mirosławcu.

2.  Sposób komunikowania się Oferentów z Zamawiającym:

Dodatkowych informacji udziela st. referent - Joanna Jońska drogą mailową: okmiroslawiec@okwm.pl lub telefonicznie 67 25 95 023.

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4.  Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

5. Wyniki i wybór oferty zostanie ogłoszony na tablicy ogłoszeń Ośrodka Kultury
w Mirosławcu, ul. Parkowa 1 oraz na stronie internetowej pod adresem https://miroslawiec-kultura-bip2.alfatv.pl/

6. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

7. Zapytanie cenowe zamieszczono na stronie: https://miroslawiec-kultura-bip2.alfatv.pl/

8. Zamawiający może bez podania przyczyny unieważnić ogłoszone zapytanie ofertowe.

 

VIII. Oferta powinna zawierać:

1/  łączną sumą netto oraz brutto wykonania usługi, z wyszczególnieniem  stawki godzinowej wyrażonej w kwocie netto / brutto,

2/ aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

3/ koncesję wydaną przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, określającej zakres i formę jej prowadzenia (art. 15 ust. 1 ustawy o ochronie osób i mienia),

4/ zaświadczenia o ukończeniu kursu dla kierowników do spraw bezpieczeństwa imprez masowych,

5/ zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP i p. poż. przez pracowników Firmy,

6/ podpisane oświadczenie Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 2).

7/ wykaz posiadanych urządzeń osobistych przeznaczonych do prowadzenia bezpośredniej i stałej łączności na wydzielonej częstotliwości oraz ważnym zezwoleniem Urzędu Komunikacji Elektronicznej w sprawie przydziału częstotliwości i zezwoleniem na używanie urządzeń radiokomunikacyjnych, wydanymi na podstawie art. 145 ustawy z dnia 16 lipca 2004r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. Nr 171, poz. 1800, z p. zm.),

8/ wykaz sprzętu do monitoringu imprez tj. co  najmniej 8 kamer stacjonarnych spełniających wymogi Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 stycznia 2011r. w sprawie sposobu utrwalania przebiegu imprezy masowej (Dz.U. 2011 nr 16 poz. 73)

9/ wykaz zrealizowanych imprez plenerowych o charakterze imprezy masowej (minimum
3 000 uczestników) w ciągu ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem, złożonością przedmiotowi niniejszego zamówienia, z jednoczesnym podaniem ich wartości, daty i miejsca wykonania – wzór znajduje się w Załączniku nr 3; dowodami, o których mowa w niniejszym punkcie są:

a/ referencji i rekomendacji firm i instytucji, z którymi Oferent pracował przy organizacji wskazanych imprez.

b/ inne dokumenty - jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia, o którym mowa w pkt. a,

10/ aktualną polisę OC na kwotę nie niższą niż 1 000 000,00 zł wraz z dowodem jej opłacenia.

11/  uzyskane zaświadczenia o niekaralności zgodne z ustawą o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich z dnia 21.03.2024, Dz.U. 2024 poz. 560 ze zm. Przez pracowników firmy

 

IX. Opis sposobu przygotowania ofert

1/ Oferta zostanie sporządzona na Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1

2/ Do oferty zostaną załączone dokumenty wymagane w zapytaniu.

3/ Forma pisemna oferty: ofertę sporządzoną w języku polskim, w formie pisemnej, podpisaną przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta, należy umieścić
w zamkniętej kopercie opisanej: nazwa i adres Zamawiającego, nazwa i adres Oferenta, napis: usługę ochrony imprezy masowej Festiwal Żubra 2025

4/ Forma elektroniczna: oferta w formie elektronicznej winna być przygotowana tak jak oferta składana w formie pisemne, a skany dokumentów podpisanych przez osobę/osoby upoważnione. W tytule maila powinna znaleźć się informacja o tym, że mail zawiera ofertę na niniejsze zapytanie ofertowe.

5/ Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane - zostaną odrzucone.

6/ Formularz oferty winien być podpisany, a wszystkie strony oferty - w tym wszystkie załączniki – powinny być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. Oferta powinna być złączona w sposób trwały.

7/ Pełnomocnictwo do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika to z  innych dokumentów załączonych do oferty (np. z odpisu z rejestru handlowego).

8/ Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany winny być parafowane przez osobę/osoby podpisującą ofertę wraz z datą naniesienia zmiany.

9/ Wszystkie formularze zawarte w niniejszej specyfikacji, a w szczególności formularz oferty - Wykonawca wypełni ściśle według wskazówek zawartych w zapytaniu.
W przypadku, gdy jakakolwiek część dokumentów nie dotyczy Wykonawcy - wpisuje on "nie dotyczy" i dołącza do oferty

10/ Oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa
w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą być one udostępnione.

11/ Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nie ujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą co, do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania
w celu zachowania ich poufności.

12/ Jeżeli oferta zawiera informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, powinny one być umieszczone w osobnej wewnętrznej kopercie, z dodaniem słów „Tajemnica przedsiębiorstwa.”

 

X. Termin związania ofertą

1/ Termin związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2/ Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą z tym, że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.  

3/ Negocjacje ceny nie będą prowadzone.

 

XI. ZAŁĄCZNIKI

1. FORMULARZ OFERTOWY

2. OŚWIADCZENIE

3. WYKAZ WYKONANYCH / WYKONYWANYCH USŁUG

Uprzejmie informujemy, że:

- zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty oraz do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny,

- nie ponosimy kosztów związanych z przedstawieniem oferty,

- w przypadku nadesłania niekompletnej oferty zastrzegamy sobie prawo jej odrzucenia bez poinformowania oferenta.

- termin płatności za wykonaną usługę  może wynieść  60 dni, od dnia dostarczenia poprawnie wystawionej faktury/rachunku. 

Załączniki do pobrania

Ogłoszenie do pobrania
1	Zapytanie_ofertowe_4-2025-FŻ.doc (DOC, 56KB)	2025-03-14 12:21:30	56KB	96 razy
2	Zapytanie_ofertowe_4-2025-FŻ_załącznik_nr_1.doc (DOC, 39KB)	2025-03-14 12:21:42	39KB	94 razy
3	Zapytanie_ofertowe_4-2025-FŻ_załącznik_nr_2.doc (DOC, 32.KB)	2025-03-14 12:21:51	32.KB	100 razy
4	Zapytanie_ofertowe_4-2025-FŻ_załącznik_nr_3.doc (DOC, 43.KB)	2025-03-14 12:22:03	43.KB	108 razy
Wynik postępowania
1	ochrona2025.pdf (PDF, 13.KB)	2025-04-14 11:13:07	13.KB	82 razy

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja	Osoba	Data
Dodanie dokumentu:	Joanna Jońska	14-03-2025 12:21:30
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji:	Joanna Jońska	14-03-2025
Ostatnia aktualizacja:	Anna Watson	14-04-2025 11:13:07